PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS

                  

OBJETIVO

Establecer las actividades necesarias, para garantizar el correcto mantenimiento de los vehículos, brindando las mejores condiciones operativas y de funcionamiento.

ALCANCE

Este procedimiento describe los pasos a seguir para realizar los mantenimiento preventivo, correctivos y reparación de los vehículos oficiales propiedad de la empresa; tomando en consideración los programas de mantenimiento y formatos de inspección.

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

• Mantenimiento preventivo: Conjunto de tareas programadas periódicamente para el mantenimiento mecánico de los vehículos. 

• Mantenimiento correctivo: Reparación inmediata de las partes que dejan de funcionar o empiezan a fallar en los vehículos de la Empresa. 

• Hoja de control del mantenimiento vehicular: Documento mediante el cual se podrá llevar el control de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos de la Empresa.

• Formato de inspección de vehículos: Documento en el cual se establecen las actividades a realizar para chequear el funcionamiento del vehículo.

• Sinotrack: es un dispositivo localizador muy compacto con tecnología GPS y GSM/GPRS para instalar dentro de vehículos. Este dispositivo es ideal para localizar y proteger autos, camiones, motos, taxis, autobuses, contenedores, maquinarias, embarcaciones, generando un vínculo controlado y seguro.

RESPONSABILIDADES Y REVISIONES RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO

PERSONAL INVOLUCRADO EN EL MANTENIMIENTO DE FLOTA DE VEHÍCULOS

• Inspección de Vehículos: Jefe de división de mantenimiento mecánico y Jefe de división de Logística y control de operaciones.

• Revisión, ajuste y mantenimiento general básico: Jefe de división de mantenimiento mecánico y auxiliar de mantenimiento.

• Requisiciones y procura para compra de repuestos: Jefe de división de mantenimiento mecánico, área de finanzas.

• Supervisión y control de software de Sinotrack: Jefe de división de Logística y control de operaciones, Adjunto de división y logística de operaciones.

 ACTIVIDADES  GENERALES

• El responsable de este procedimiento es el designado por la gerencia de planificación, intervienen en él; el analista de planificación, conductor designado, jefe de mantenimiento mecánico y contratista de mantenimiento de vehículos. 

• Este procedimiento aplica para el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos existentes de la empresa.

• El mantenimiento de los vehículos debe realizarse de acuerdo a los mantenimientos preventivos establecidos o en lo que el vehículo presente la falla.

• El mantenimiento preventivo anual se realiza en base a las actividades programadas y actividades con frecuencia variable, según sea el caso de cada uno de los vehículos.

• El mantenimiento preventivo se realiza en base a las actividades programadas, y el formato de inspección de mantenimiento de vehículos, y el mantenimiento correctivo de acuerdo a la evaluación y autorización del caso.

• La compra de los repuestos e insumos que el contratista necesite para realizar los mantenimientos, deben presentar con el formato de compra de repuestos. 

• El encargado de revisar el mantenimiento preventivo o correctivo de los vehículos una vez que el contratista lo entregue, para lo cual hará una prueba de ruta confirmando la conformidad del servicio y se verificará los repuestos o insumos que fueron objeto de cambio o reparación. 

• El contratista una vez que entregue el vehículo, posterior al mantenimiento deberá entregar al responsable del mismo, el formato lleno de mantenimiento correctivo.

• Cada 10 días el Jefe de Mantenimiento Mecánico realizará la inspección de los vehículos utilizando el formato de inspección para mantenimiento de vehículos.

• Todos los vehículos, pertenecientes a la empresa deberán contar con su ficha técnica, física y digital, y se le deberá anexar su control para el seguimiento de los mantenimientos preventivos y correctivos.

• El vehículo estará asignado a un técnico líder (previamente debe ser evaluado), en caso de que el técnico no sepa manejar se realizará la capacitación correspondiente por un período de 1 a 3 meses, durante este tiempo se asignará a un ayudante certificado. El técnico debe firmar nota de entrega y asignación de vehículos según corresponda y estará el soporte en el expediente de los registros de vehículos como parte del historial.

• Cada unidad debe disponer de 3 cascos de seguridad vehícular y un impermeable tipo poncho para el chofer de la unidad, además de los EPP que se consideren necesarios.

MONITOREO DE VEHÍCULOS A TRAVÉS DEL SINOTRACK

Para mejorar la eficiencia y gestión de la flota de vehículos el departamento de Logística y control de operaciones implementará el  sistema de monitoreo de vehículos a través del Sinotrack.

Este sistema ofrece varios beneficios significativos, especialmente en la gestión del equipo técnico, la flota de vehículos y la infraestructura de red. A continuación se presentan algunas aplicaciones y ventajas:

Gestión de la Flota de Vehículos Técnicos:

• Seguimiento en tiempo real: Permite conocer la ubicación exacta de cada vehículo de la empresa en todo momento. Esto facilita la asignación del técnico más cercano a una nueva incidencia o instalación, optimizando los tiempos de respuesta y reduciendo los costos de desplazamiento.
  
  Para este punto se requiere que el personal de logística esté atento al seguimiento del personal técnico en calle, manteniendo comunicación constante y monitoreando a través de la interfaz del sistema la ubicación de las unidades. Para ver esta información solo debemos seleccionar el vehículo al cual se le hará seguimiento y se mostrará inmediatamente en el mapa.

• Optimización de rutas: Al tener información del tráfico y la ubicación de los técnicos, se pueden planificar rutas más eficientes, evitando congestionamientos y disminuyendo el consumo de combustible.

• Control de horarios y productividad: Se puede monitorear el cumplimiento de los horarios de trabajo, los tiempos de llegada a las citas y la duración de los servicios, lo que ayuda a mejorar la productividad del equipo técnico.
  
  Haciendo el seguimiento correctamente se pueden verificar desviaciones de las rutas y los tiempos promedios de servicios, el personal de logística puede usar como referencia de Tiempos de duración de servicios la tabla que se muestra a continuación:

• Mantenimiento preventivo: Al registrar el kilometraje y las horas de uso de los vehículos, se deben programar mantenimientos preventivos de manera oportuna, evitando averías costosas y prolongando la vida útil de la flota. 
  
  Para llevar un control de Kilometraje se pueden establecer alarmas dependiendo del tipo de vehículo y también se puede extraer un informe cada 10 días con el kilometraje acumulado.
  
  

• Reportes y análisis: La plataforma Sinotrack genera informes detallados sobre el uso de los vehículos, las rutas realizadas, los tiempos de inactividad, el consumo de combustible y otros datos relevantes para la toma de decisiones estratégicas.

Gestión del Personal Técnico:

• Monitoreo de la ubicación: Permite saber dónde se encuentra el personal técnico durante su jornada laboral, lo que puede ser útil por motivos de seguridad y para verificar la asistencia a los servicios asignados.

• Asignación eficiente de tareas: Al conocer la ubicación y disponibilidad de cada técnico, se pueden asignar los trabajos de manera más eficiente, reduciendo los tiempos de espera para los clientes.

• Prueba de servicio: El registro de la ubicación en el momento de la finalización de un trabajo puede servir como prueba de que el servicio se realizó en el lugar y tiempo acordados.

FORMATO DE INSPECCIÓN DE MANTENIMIENTO DE LOS VEHÍCULOS

PROGRAMA DE MANTENIMIENTO CAMIONETAS

PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE MOTOS

FORMATO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO

RUTINAS DE MANTENIMIENTOS