PROCEDIMIENTO DE ALMACÉN E INVENTARIO

PROCEDIMIENTO DE ALMACÉN E INVENTARIO

OBJETIVO

Establecer las actividades necesarias, para asegurar la disponibilidad y correcta gestión de los elementos clave para la instalación y el mantenimiento de la red de fibra óptica y los equipos de los clientes.

ALCANCE

Este procedimiento describe las actividades específicas del procedimiento de inventario y almacén en Onelink como proveedor de internet por fibra óptica, incluyendo los requerimientos fundamentales para garantizar la continuidad del servicio, la rápida instalación de nuevos clientes y la eficiente resolución de problemas técnicos, impactando directamente en la satisfacción del cliente y la competitividad de la empresa.

RESPONSABILIDADES Y REVISIONES RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO

Para asegurar una gestión eficiente de la empresa y alcanzar los objetivos organizacionales, es fundamental definir las actividades para el correcto funcionamiento y gestión de inventario y almacén. Realizar revisiones periódicas garantiza que el procedimiento se mantenga como una guía útil y actualizada para el departamento. Estas revisiones deben llevarse a cabo cuando la Dirección lo considere necesario. Todas las modificaciones a este documento estarán sujetas a lo indicado por la Gerencia de Optimización de procesos.

PRINCIPALES VENTAJAS DE LA GESTIÓN DE ALMACÉN

• Disponibilidad de equipos de instalación: Asegurar el stock adecuado de cables de fibra óptica, conectores, ONTs (Optical Network Terminals), routers, herramientas de empalme y medición, y otros equipos necesarios para las nuevas instalaciones y las reparaciones.

• Gestión eficiente de equipos de red: Mantener un control preciso de los switches, OLTs (Optical Line Terminals), y demás equipos activos de la red, incluyendo repuestos críticos para minimizar el tiempo de inactividad en caso de fallas.

• Control de herramientas y materiales: Gestionar el inventario de herramientas especializadas, materiales y otros insumos necesarios para la instalación, despliegue y mantenimiento de la infraestructura de fibra óptica.

• Optimización del almacén para equipos sensibles: Implementar un sistema de almacenamiento adecuado para proteger los equipos electrónicos sensibles de la humedad, el polvo y las descargas electrostáticas.

• Seguimiento de equipos en campo: Establecer un procedimiento para el seguimiento de los equipos que se entregan a los técnicos para las instalaciones, asegurando su correcta utilización y evitando pérdidas.

• Gestión de devoluciones y equipos defectuosos: Implementar un proceso eficiente para la recepción, evaluación, reparación o descarte de equipos devueltos por los clientes o que presenten fallas.

• Planificación de la demanda futura: Anticipar las necesidades de inventario en función de los planes de expansión de la red, las promociones y las tendencias de contratación de servicios.

• Coordinación con el área técnica: Mantener una comunicación fluida con el departamento técnico para asegurar que el inventario disponible se alinee con las necesidades operativas y los requerimientos de los proyectos.

PERSONAL INVOLUCRADO EN EL MANEJO DE INVENTARIO Y ALMACÉN

• Jefe de división de Logística y control de operaciones, Adjunto de logística y control de operaciones, Jefe de Almacén.

• • Gestión y control de inventario.

  • Registro de entradas y salidas de material.

  • Orden y limpieza del almacén.

  • Inspección de equipos y herramientas.

  • Entrega de materiales a personal Técnico.

  • Elaboración de informes de stock para reposición.

  • Control de registros, manejo de estadísticas e identificación de existencias.

• Responsable de almacenes:

• • Almacén oficina Vistamar: Gerente de Soporte Técnico, Gerente de Finanzas.

  • Almacén centro de operaciones: Jefe de División y Logística de Operaciones.

  • Depósitos de Vehículos: Técnico líder de cuadrilla.

• Responsable de crear categorías y cargar órdenes de compra de productos:

• • Gerente de Administración o de Tesorería.

• Gerente de operaciones: encargado de gestionar la logística de operaciones entre el almacén de Vistamar y el almacén de operaciones.

TIPOS DE ALMACENES

• Almacén de oficina Lechería: en este almacén se reciben los materiales y equipos directamente del proveedor.

• ALM. CENTRO DE OPERACIONES: en este almacén se tendrán los equipos para reposición de los depósitos de las cuadrillas y para uso interno, el material disponible vendrá por traslado desde el almacén principal de Lechería.

• Depósito Vehículos: este tipo de almacén lo tendrán asignados los técnicos líderes y la reposición de material se hace desde el almacén de operaciones hasta el depósito de vehículos identificado por los dígitos de la placa.

CATEGORÍAS DE PRODUCTOS

Las Categorías de productos se deberán crear en el sistema ODOO, en el módulo de inventario. La categorización adecuada de los productos es importante para:

• Mejorar la experiencia del cliente: Facilita la navegación y la búsqueda de productos.

• Organizar el inventario: Permite una gestión más eficiente de los productos.

• Realizar análisis de ventas: Ayuda a comprender el rendimiento de diferentes grupos de productos.

• Dirigir esfuerzos de marketing: Permite enfocar las campañas en categorías específicas de clientes.

Dentro de las categorías de productos que maneja la empresa Onelink, para los productos asociados directamente a la instalación de Servicio de internet por fibra óptica se encuentran las siguientes:

• Conectividad y redes: en este grupo encontramos una amplia variedad de equipos diseñados para permitir que los dispositivos se comuniquen y compartan recursos. Entre ellos están los Módems, Routers, Switches, Servidores de Red, Cables de Red, Patch Cord, rosetas, entre otros. 

• Equipo de seguridad: esta categoría engloba los recursos de seguridad y protección personal que requiere el personal, entre ellos tenemos guantes, cascos, uniformes de seguridad, arnés, cono de seguridad entre otros. 

• Herramientas y medición:  abarca una amplia gama de instrumentos y dispositivos utilizados para realizar diversas tareas, desde la instalación de los servicios hasta la reparación de fallas. Su función principal es la de facilitar el trabajo, garantizar la precisión y obtener información cuantitativa sobre diferentes magnitudes. En ella tenemos dos subcategorìas que son:

• • • Herramientas manuales: Son aquellas que se utilizan con la fuerza de la mano y están diseñadas para realizar tareas específicas. Entre ellas están alicate, martillo, pinzas, cutter, tenazas, destornilladores, flejadoras, striper de fibra, sangradoras de cable, tijeras, entre otros.

    • Herramientas eléctricas: Funcionan con energía eléctrica (ya sea de la red o de baterías) para realizar tareas de manera más rápida y eficiente. Entre ellas están la fusionadora, taladro percutor, destornillador inalambrico, power meter, VFL, OTDR, etiquetadora, UPS, entre otros.

    • Instalación y ferretería: incluye una cantidad de materiales y elementos que permiten la fijación, conexión, conducción y soporte de cada una de las instalaciones de fibra óptica. Entre ellos tenemos accesorios como tensores, hebillas, ramplug, tornillos, tirraps, teipe, adhesivo entre otros.

• Suministros y Logística: Productos necesarios para el funcionamiento de la empresa pero que no forman parte del producto final. Entre ellos encontramos productos de limpieza, papelería, bancos, sombrillas, mesas, termos entre otros.

ACTIVIDADES A REALIZAR PARA EL PROCESO DE MANEJO DE ALMACÉN E INVENTARIO

 2. Una vez hecho esto vamos a ir a la configuración y al desplegar la lista de opciones seleccionamos la opción de categoría de producto, como se muestra a continuación.

 3. En esta vista vamos a seleccionar la opción nuevo y se despliega la ventana donde vamos a crear la nueva categoría, cuando sea requerido. Se asigna el nombre y se le da a guardar.

4. Al tener la categoría creada se pueden visualizar las categorías que tenemos como se muestra a continuación.

5. Ya teniendo las categorías vamos a la creación de productos, para ellos buscamos la pestaña donde dice productos y seleccionamos.

6. En este segmento vamos a poder crear nuevos productos y visualizar los ya creados, tenemos dos opciones de vista que son vista de lista y vista kanban que nos muestra una foto del producto junto con las unidades disponibles del mismo.

7. Para crear productos seleccionamos el botón que dice nuevo, eso va a mostrar una ventana donde vamos colocar el nombre del producto, las  características, la categoría, el almacén, el código de producto y si tiene de referencia la foto del producto, una vez hecho esto el producto queda en la base de datos del sistema.

8. Para actualizar las cantidades o abastecer las cantidades de los productos podemos utilizar dos métodos:

​a. Método simple si ya esta creado el producto: vamos a la ficha del producto, le damos click y al desplegar, seleccionamos actualizar cantidad y al desplegar en donde dice cantidad escribir el monto de las unidades que desea ingresar y luego le damos en reabastecer para que se guarde, de esta manera tendremos actualizadas las cantidades.

b. Método a través de la sección de Compras: En caso de que el producto aun no esté registrado, el designado para administrar el almacén principal de Lechería deberá cargar los productos con la orden de compra del proveedor, para ello debe ingresar al módulo de compras de Odoo.                                                                                       

​ ​b.1 Para realizar esta carga seleccionamos el módulo de compras y vamos a seleccionar el botón que dice Ordenes y en la lista desplegable Órdenes de compra.

​b.2  Seleccionamos el botón que dice nuevo y procedemos a llenar los datos solicitados, si el proveedor está registrado se cargan automáticamente los datos previamente guardados, en caso contrario deben llenarse según corresponda.

​b.3 Una vez que se llena la orden de compra, se colocan los productos con sus cantidades y se le da confirmar, esto permitirá cargar los productos en Odoo y se actualizan adicionalmente y de manera sincronizada las cantidades en Profit. 

9. Una vez que ya se tienen listos los productos cargados en sistema, podremos conocer las cantidades disponibles de nuestro stock de inventario, para luego iniciar el proceso de traslados entre almacenes o ajustes de inventario.

10. Para realizar el traslado vamos a seleccionar la sección de operaciones y al desplegar la pestaña traslados seleccionamos el que vayamos a realizar.

• Para recepción de productos en almacén de Lechería seleccionamos Recibidos. 

• Para traslados directos a clientes con suscripciones o internos para uso oficina seleccionamos Entregas.

• Para traslados del almacén de operaciones a los depósitos de los técnicos seleccionamos Interno. Este traslado se realiza diariamente.

11. Cuando ya tenemos decidido qué tipo de traslado se realizará llenamos los campos indicando la ubicación de origen y destino, luego agregamos los productos y cantidades.

12. Una vez hecho esto seleccionamos marcar para realizar y luego validar para que se guarde la transacción. Una vez realizada podemos visualizar el traslado y le damos imprimir para que se descargue la hoja del traslado.

13. Se deberán imprimir dos hojas en los casos de traslados desde el almacén de Lechería hasta el centro de operaciones y deberán firmar tanto el que entrega como el que recibe, validando que sean las unidades correctas, cada responsable debe tener sus respaldos guardados según corresponda.

14. Se establece una frecuencia de 10 días para hacer los traslados desde el almacén principal Lechería hasta el centro de operaciones. Para ello el responsable del almacén del centro de operaciones deberá realizar la validación de existencias y compararlos contra lo ya ejecutado en ese tiempo para realizar las solicitudes de traslados.

15. Para la reposición de materiales a los técnicos se deberá hacer diariamente de acuerdo a su productividad diaria y a los informes que envíe el técnico o lo que se visualice en la app de reporte de servicios.

16. El almacén deberá mantener un sistema de ubicación lógico dentro del almacén, ubicaciones específicas a cada artículo y registrarlas en el sistema de Odoo, utilizando de apoyo etiquetas claras y visibles para identificar las ubicaciones.

17. El responsable del cada almacén deberá tener registro de entradas y salidas con ayuda de Odoo y documentación de cada entrada y salida de mercancía, incluyendo cantidad, fecha, destino y número de referencia (orden de venta, etc.).

18. Se deben programar inventarios regulares para verificar la exactitud de los registros contra las existencias físicas, por lo menos mensual o trimestral.

19. Se establece un programa de limpieza semanal que incluya tareas como barrer, ordenar materiales, quitar el polvo y limpiar derrames.